…
Etiketteren
Breng zuurvrije labels aan, zowel op de doos als op de videoband. Omdat labels kunnen uitdrogen en loskomen, verkiezen sommige archivarissen de videobanden en –dozen zelf rechtstreeks te etiketteren met archiefveilige permanente markeerstiften.
Labels zouden de volgende elementen moeten bevatten:
- titel
- kunstenaar
- datum
- generatie
- uniek identificatienummer
De inhoud van deze pagina mag worden afgedrukt of gedownload voor persoonlijk gebruik, maar mag niet worden gekopieerd of gepubliceerd voor andere doeleinden. © 2006 Independent Media Arts Preservation, Inc.
…
Nummeren
Een noodzakelijk element in het catalogeringsproces is het gebruik van een uniek identificatienummer voor elk individueel item. Sommige collecties kunnen reeds met zorg zijn genummerd: dit nummeringsysteem kan dan vaak behouden blijven (en zou altijd in de databank moeten worden opgenomen). Indien de banden niet grondig of consistent genummerd zijn, moeten nieuwe nummers worden toegekend.
Het nummeringsysteem moet zo eenvoudig mogelijk gehouden worden.
Een nummeringsysteem kan de collectie of maker beschrijven, een nummer toekennen, en details verschaffen over formaat of generatie. Zo zou bijvoorbeeld de eerste tape in de Dolores Smith collectie, een gemonteerde master, als volgt genummerd kunnen worden:
DS-00001-M
De verschillende afspraken voor nummering moeten op voorhand worden bepaald, net zoals de afspraken voor het uitschrijven van het nummer (bv. het gebruik van koppeltekens, enz.).
Consistentie is noodzakelijk: verander een systeem, eens het werd afgesproken, niet meer – tenzij dit absoluut noodzakelijk blijkt.
…
Catalogiseren
Wanneer men de aanmaak van volledige catalogusbestanden voor videobanden bespreekt, moet men één belangrijk punt voor ogen houden: het catalogiseren vereist dat een tape wordt bekeken om de inhoud, makers, enzovoort te bepalen – en dit zou nooit mogen gebeuren aan de hand van beschadigde tapes of van tapes die er slecht aan toe zijn. Het catalogiseren zou dus steeds moeten gebeuren na het conserveringswerk, en wel door raadpleegkopieën van de gepreserveerde banden te bekijken.
Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.
Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.
Raadpleeg de IMAP Cataloging Template voor een grondige documentatie op objectniveau. Dit is een gebruiksvriendelijk template die ontwikkeld werd voor kleinere, onafhankelijke instituten en individuen; hij kan gebruikt worden met FileMaker Pro of Microsoft Access. Een volledige handleiding vind je op de IMAP-website.
Een eenvoudig catalogusbestand – op papier of in spreadsheet of database – zou de volgende elementen moeten bevatten:
- kunstenaar
- uniek identificatienummer
- productiedatum
- kleur of zwart-wit
- met of zonder klank
- duurtijd
- formaat
- generatie
- soort videoband
- melding of het werk deel uitmaakt van een reeks
- notities die geschreven zijn op de cassette, op de doos, op het spoel, of op een in de doos gevonden papiertje
- fysieke staat van de videoband
- opslaggeschiedenis van de videoband, indien gekend
Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).
…
Inventariseren
De eerste fase van elk preserveringsproces is het bepalen van de noden van het object in kwestie. Voor een collectie met meerdere titels is een eenvoudige inventaris een kritische stap. Het zou ideaal zijn om een verzameling meteen bij de aanvang van de preservering volledig te catalogiseren, maar dit is niet altijd haalbaar, noch praktisch doenbaar. In plaats daarvan is een eenvoudige inventaris op objectniveau al een goed begin: dit kan informatie op papier zijn, of in een spreadsheet.
Minimale inventarisinformatie bestaat uit:
- de titel
- het totaal aantal banden
- het aantal banden per formaat (bv. 3/4”, VHS, etc.)
- de ouderdom van de banden
- basisinformatie over de staat van elke band
Opmerking
Veel collecties bevatten videobanden in verouderde formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel.
Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten:
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide
Bij de opmaak van de inventaris moet je in het bijzonder letten op beschadigde banden en op banden die zichtbaar in een slechte staat verkeren. Noteer ook de algemene samenstelling van de collectie. Zijn de mastertapes duidelijk als ‘master’ gelabeld? Bestaan er meerdere kopieën van dezelfde titel? Welke soorten banden zijn er: onderdelen, masters, etc.?
Deze basisinformatie geeft een duidelijker beeld van de preserveringsnoden. Vanaf nu is het mogelijk om de kosten voor de conservering van een hele collectie (of een deel daarvan) in te schatten. Deze informatie is ook belangrijk wanneer men sponsors, die vaak een duidelijke kijk willen hebben op de reikwijdte van het project, benadert.
…
Documenteren (Intro)
Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de handelingen die ondernomen werden om het werk te bewaren.