GESTION DES ÉQUIPEMENTS POUR LES INSTALLATIONS VIDEO

1. L'entreposage

De manière générale, pour une grande partie d'entre elles les installations vidéo passeront de longues périodes rangées dans les réserves d'un musée ou d'une collection. La détérioration et le vieillissement naturels de leurs composants allié à un mauvais entreposage seront souvent à l'origine de défaillances prématurées des équipements électroniques qu'elles utilisent. De bonnes conditions d'entreposage peuvent augmenter de façon considérable la durée de fonctionnement d'un équipement. De plus, conserver les équipements dans de bonnes conditions contribuera à éviter certaines pannes nécessitant d'intervenir à l'intérieur de l'appareil ; opération toujours risquée et souvent onéreuse. En revanche, porter une attention particulière aux conditions d'entreposage est une mesure simple et élémentaire.

Bâtiment et sécurité

Le bâtiment choisi pour abriter une collection d'équipements ne doit comporter aucune malfaçons pouvant compromettre les efforts plus particuliers qui seront effectués pour l'entreposage des équipements. Il sera toujours difficile de compenser les faiblesses d'un bâtiment par d'autres mesures prises au niveau des magasins ou des autres lieux de stockage. C'est pourquoi le bâtiment doit posséder une toiture et des systèmes de tuyauteries en bon état ne laissant pas pénétrer l'eau dans les magasins. Ce dernier doit aussi être protégé au maximum contre l'éventuel propagation d'un incendie. Cela peut être accompli par l'utilisation de matériaux de construction ininflammables et/ou en installant des portes coupe-feu pour les magasins par exemple.

Un bâtiment abritant une collection d'œuvres doit aussi être sécurisé afin d'éviter de possibles vols d'équipements. Ce texte n'a pas pour vocation d'énumérer toutes les mesures qu'il est possible de prendre pour défendre un bâtiment contre le vol, car il s'agit là de recommandations qui pour la plupart existent déjà et qui doivent être étudiées plus en profondeur. Cependant, il est bon de rappeler que la protection du bâtiment et de la pièce dans laquelle seront conservés les équipements est élémentaire si l'on souhaite une conservation optimale de la collection.

2. Conditions climatiques

Température

Pour une majorité d'équipements, les constructeurs ont indiqué la température de stockage idéale dans le manuel de l'utilisateur et parfois aussi dans le manuel de service de l'appareil. Il s'agit la plupart du temps d'une fourchette indicative assez large comportant deux températures extrêmes.

Trois exemples chez trois grands fabricants :
• Sony : 0 à 40°C (fonctionnement et entreposage)
• Philips : 0 à 40°C (fonctionnement et entreposage)
• JVC : 5 à 40 °C (fonctionnement) 20 à 60 °C (entreposage)

Lorsque l'on parcours la documentation des équipements, on remarque que les températures recommandées par les fabricants n'ont dans la majorité des cas pas changées depuis trente ou quarante ans. Cela s'explique certainement en partie parce que les équipements électroniques continuent encore aujourd'hui à utiliser des composants de nature similaire aux composants utilisés il y a trente ans (hormis leur taille, qui à elle sans cesse été réduite). De même, tous les équipements audiovisuels sont construits avec des éléments plus ou moins identiques dans leur concept et leur fabrication, et il est donc logique que les températures idéales pour l'entreposage ne diffèrent pas en fonction de la marque ou du constructeur d'un équipement. Cela est confirmé par l'observation des recommandations officielles, qui d'un fabricant à l'autre sont toujours à quelque chose près les mêmes.

Si on choisit une valeur médiane en se basant sur la documentation des fabricants, on obtient une température avoisinant les 20°C. La réponse des techniciens à cette question tend à confirmer que la température moyenne idéale pour stocker des équipements se situe entre 18°C et 20°C. Cela apparait cohérent dans la mesure où cette température ambiante correspond aussi à celle que l'on trouve généralement dans les lieux où la grande majorité des équipements vidéo sont ou seront utilisés : c'est à dire principalement les intérieurs privés des maisons pour le matériel grand public et les studios de production pour le matériel professionnel. Or 18°C-20°C est aussi la température moyenne que l'on trouvera dans une galerie ou dans les salles d'un musée.

Une température de stockage inférieur à 18°C et même négative permettrait de ralentir les phénomènes biologiques naturels de façon encore plus importantes, leur évolution étant réduite par 50% tout les 10°C en moins. Cependant, il est en réalité difficile d'avoir plusieurs magasins à des températures différentes. Cela n'est certainement pas réalisable pour la majorité des collections, d'autant plus que les équipements sont souvent conservés avec d'autres éléments des œuvres qui nécessite peut-être de ne pas être exposés au froid. C'est pourquoi une température ambiante se situant entre 18°C et 20°C semble être un bon compromis. Cependant si ce n'est pas le cas et que le magasin à une température très inférieure au lieu où sera utilisé l'appareil, il faudra alors laisser amplement le temps à un équipement de s'adapter à la nouvelle température avant de le mettre en marche. Il est donc conseillé d'avoir des magasins avec une température similaire aux espaces d'exposition, afin d'éviter les changements trop importants de température qui risque de provoquer la formation de condensation dans les composants électroniques.

Une température trop haute et des changements trop importants de température peuvent avoir un effet négatif sur les circuits électroniques et en particulier sur les points de soudure qui fixent les composants. De manière générale, un espace de stockage avec une température trop haute favorisera le développement rapide des processus de vieillissement et de détérioration des composants, ainsi que celui des phénomènes biologiques comme la moisissure. Dans certains cas extrêmes, la chaleur pourra provoquer une déformation de façon irrémédiable de certains matériaux comme le plastique. C'est pourquoi il faut prendre garde à ne pas placer des équipements à côté de radiateurs ou de tuyauteries de chauffage longeant les murs.

Humidité

L'humidité est l'ennemie de tous les appareils électroniques, car elle accélère et favorise de nombreux processus naturels comme l'oxydation de certains matériaux tel le métal. Lorsqu'elle pénètre dans un équipement, elle peut altérer le bon fonctionnement des composants électroniques en abîmant leurs parties isolantes ou encore provoquer un phénomène de condensation jusque dans le tube cathodique lui-même s'il s'agit d'un moniteur ou d'une télévision. De manière générale, une humidité trop importante va déclencher les processus de corrosion des matériaux et ce même jusque dans les câbles.

L'humidité a tendance à faire gonfler et déformer les parties en bois présentes dans certains équipements tels que les châssis des anciennes télévision ou de certains lecteur vidéo anciens. Pour les équipements plus modernes, l'humidité peut aussi provoquer un phénomène d'hydrolyse sur les parties en plastique et favoriser l'apparition de moisissures sur de nombreux autres matériaux.

Le taux d'humidité recommandé par les constructeurs est habituellement défini par des valeurs extrêmes allant par exemple chez Philips de 20% à 80%. Là encore, c'est une information qu'il est possible de trouver dans la documentation fournie avec l'équipement ou le manuel de service. Cependant, c'est un fait connu des archivistes qu'une humidité relative inférieure à 45% peut avoir comme effet de dessécher certains matériaux. Il est donc préférable de rester autour d'une valeur médiane et de ne pas trop descendre au delà. On peut donc considérer un pourcentage d'humidité relative à 45% comme idéale pour un espace de stockage.

La première chose à faire pour réduire les risques liés à l'humidité est de choisir un lieu de stockage isolé de l'extérieur et bien entendu de la pluie ou d'une plomberie défectueuses. Lorsque les conditions dans l'espace de stockage ne peuvent être pleinement contrôlées, il est possible d'utiliser des sachets de gel de silice pour faire baisser l'humidité à proximité de l'équipement. Le gel de silice est très souvent utilisé par les fabricants qui placent ces sachets dans l'emballage des appareils pour lutter contre l'humidité difficile à contrôler durant le transport. Or, cela est aussi le cas lorsqu'il s'agit de long voyages utilisant les voies maritimes ou aériennes, lorsqu'une œuvre doit être expédiée vers une destination lointaine pour une exposition. Malgré tout, les sachets de gel de silice doivent être utilisés avec précaution. Étant donné que leur rôle est d'absorber l'humidité ambiante, ils contiennent eux-mêmes une certaine quantité d'eau qui ne doit pas être mise en contact direct avec l'équipement.

La lumière

Le lieu où les équipements sont entreposés doit être protégé de la lumière directe du soleil. C'est pourquoi idéalement, l'endroit où l'on conserve les équipements devrait être dénué de larges ouvertures et de fenêtres. Si l'espace comprend des fenêtres il est nécessaire de recouvrir ces ouvertures pour ne pas laisser pénétrer la lumière provenant de l'extérieur.

Les rayonnements du soleil ont un impact sur la température générale de la pièce et sont ainsi à même de créer des changements empêchant le maintient d'une température constante, qui on l'a vu est important pour une conservation optimale des équipements. Dans les cas extrêmes, la chaleur émise par la lumière du soleil peut même entrainer la déformation des parties en plastique.

L'exposition aux rayons U.V., même si elle n'a pas de conséquences pour la fonctionnalité de l'équipement peut avoir un très grand impact sur l'aspect physique de l'équipement. Si les parties mécaniques ne souffriront pas des U.V., en revanche les parties en plastique, peintes ou en bois, peuvent connaître un affadissement rapide de leurs couleurs et les parties blanches un jaunissement important. Cela est particulièrement grave lorsqu'il s'agit d'un équipement qui a été modifié par l'artiste lui même, car en termes d'authenticité de l'œuvre il a une valeur au delà de son type ou de son modèle.

Poussières et saletés

L'espace de stockage devrait être régulièrement nettoyé afin d'éviter que poussières et saletés ne s'y accumulent. La poussière lorsqu'elle pénètre dans les équipements va avoir plusieurs effets néfastes. Dans certains lecteurs vidéo la poussière va venir s'agréger aux graisses présentes dans les mécaniques d'engrenages, de roues et de poulies, et empêcher ces dernières de fonctionner correctement, allant parfois jusqu'à les bloquer. Dans des lecteurs à technologie laser comme les lecteurs de DVD, de CD ou encore de Laser Disc, la poussière et la saleté peuvent sérieusement gêner la lecture des données en créant sur la lentille du laser une couche opaque.

De manière plus général, la poussière est mauvaise pour tous les équipements électroniques car en s'accumulant sur les composants, elle augmente la chaleur interne, et en se posant sur les aérations, elle empêche la bonne évacuation de l'air chaud et l'entrée de l'air froid. La poussière, peut aussi bloquer mécaniquement le fonctionnement des ventilateurs qui refroidissent l'intérieur d'une catégorie d'appareils comme certains vidéo-projecteurs par exemple. Or, la circulation de l'air dans l'appareil est essentielle pour la longévité des composants.

La poussière peut aussi créer des zones conductrices à l'intérieur des équipements. Cela est particulièrement vrai pour les écrans CRT, qui ont une zone non-conductrice sur le tube, à l'endroit où la tétine du transformateur haute tension est connectée. Si cette zone est couverte de poussière, elle peut devenir conductrice et créer des décharges électrostatiques à l'intérieur du moniteur. Plus la poussière absorbera d'humidité ambiante, plus ce phénomène sera accentué. Mais la poussière n'a pas toujours besoin d'accéder à l'intérieur d'un appareil pour occasionner des dégâts. Il suffit qu'elle s'agrège sur un câble d'alimentation pour attirer l'humidité qui va endommager l'isolation du câble, ce qui peut même résulter en un incendie.


Fumée

Comme dans tout magasin d'archive ou lieu dédié à l'entreposage d'œuvres, de documents, d'objets, … il est évident que la présence de fumée de cigarette ou de tout autre fumée ne doit pas être permise. Tout d'abord, la consommation de cigarettes est indirectement dangereuse pour tout objet ou document conservé par l'augmentation du risque d'incendie qu'elle entraine. Mais la fumée de cigarette peut aussi avoir un impact direct sur l'aspect et le bon fonctionnement de certains équipements.

La combustion des produits toxiques et chimiques présents dans une cigarette, génère des particules qui se déposent partout où la fumée passe. Les équipements ayant un habillage en plastique de couleur blanche ou claire courent tous le risque d'un jaunissement prématuré de leur enveloppe s'ils sont en contact répété avec la fumée.

Lorsqu'elle pénètre à l'intérieur, les particules de fumée se dépose aussi à la surface des composants mécaniques et électroniques de l'appareil. S'il s'agit d'un lecteur à technologie optique, le dépôt laissé par cette dernière, va rendre difficile puis petit à petit impossible la lecture par le laser des informations enregistrées sur le disque. Le dépôt généré agira aussi comme une couche de matière collante qui fixera plus facilement les poussières, mais aussi les particules d'oxyde de fer sur le trajet de la bande pour les lecteurs vidéo.

Rayonnages et étagères

Pour éviter d'entreposer les équipements directement sur le sol, il est recommandé d'utiliser des rayonnages ou des étagères. De cette façon, ils seront hors d'atteinte de la poussière et de la saleté agglomérées au sol, et selon la hauteur de ces dernières, de l'eau lors d'une éventuel dégât des eaux ou inondation.

Le choix des rayonnages et étagères se portera en premier lieu vers des étagères en métal neutre, considérés par les archivistes et les conservateurs comme une meilleure solution que les rayonnages en bois. Le bois est un matériaux combustible, mais aussi plus propice au développement de moisissures et à l'apparition d'insectes. Dans le cas où des rayonnages en métal ne pourraient être utilisés, il faudra choisir des rayonnages en bois traité et ignifugé.

Dans le cas où les équipements sont conservés avec d'autres éléments de l'œuvre (sculptures, socles, dessins, peintures, etc.), il est important de veiller à ce que ces derniers ne comportent pas de matériaux ou propriétés qui pourraient endommager les équipements par contact ou du fait d'une trop grande promiscuité. Il est aussi recommandé de ne pas poser de charges importantes sur les équipements et de ne pas par conséquent entasser les équipements sur les rayonnages. Pour éviter toute chute, les étagères doivent de préférence être bien horizontales, stables et solides.

Boîtes et emballages

Une fois entreposés dans un local sécurisé avec de bonnes conditions climatiques et des rayonnages adéquats, les appareils peuvent être protégés encore d'avantage en les rangeant dans des boîtes. Ces dernières, assureront que la poussière ne pénètre pas à l'intérieur de l'appareil et qu'il soit quoiqu'il arrive à l'abri de la lumière. Dans une moindre mesure, les équipements seront aussi mieux protégés contre les insectes, l'eau ou le feu.

Lorsqu'on possède encore l'emballage d'origine de l'appareil, le conserver à l'intérieur est l'option la plus simple et la moins onéreuse. Même si le carton du fabricant ne protège pas efficacement contre le feu ou l'eau, il a tout de même été conçu pour protéger l'appareil pendant le trajet de l'usine jusqu'au consommateur. La plupart du temps il comprend du polystyrène (ou une autre mousse de polymère), qui protège contre les chocs, ainsi qu'un sachet de gel de silice pour limiter l'humidité.

Plus un équipement a de couches de protection, plus les dangers venant de l'extérieur mettrons du temps à entrainer des dommages. Si les emballages d'origines n'ont pas été conservés, d'autres types de cartons, comme ceux employés pour les boîtes d'archives, peuvent être utilisés. Il existe ensuite plusieurs entreprises qui vendent des boîtes en plastique rigides ou en métal parfois étanches et permettant de personnaliser l'intérieur avec différentes mousses protectrices. De plus, ce type de boîtes permettent de gagner de l'espace de stockage en empilant les équipements sans les abîmer.

Si aucune boite n'est disponible, un sac en plastique fermé avec à l'intérieur un sachet de gel de silice est une bonne alternative. Même si le sac ne protègera pas l'appareil en cas de choc, il empêchera l'eau et la poussière d'être en contact direct avec l'équipement et de pénétrer à l'intérieur. Le gel de silice limitera l'humidité et empêchera la création de condensation à l'intérieur du sac.

Il n'est pas rare que les équipements soient conservés avec d'autres éléments d'une installation dans les caisses en bois qui servent à envoyer ou transporter les œuvres. Même si les équipements sont alors plutôt bien protégés, ils sont en revanche difficile d'accès car ces caisses sont la plupart du temps vissées et déplaçable uniquement grâce à un transpalette. Or, il est important que les boîtes ou l'emballage que l'on choisit, peu importe leur type ne soient pas un frein aux opérations de maintenance nécessaires aux équipements.

Électricité

Une collection doit s'assurer de posséder des installations électriques répondant aux normes de sécurité en vigueur. Un court circuit, dû à une mauvaise installation électrique peut très rapidement provoquer un incendie se révélant fatale pour la collection. Cela est important pour tout type de collection, qu'elle soit composée de documents papier, de tissus, de peintures, etc. Cependant la qualité d'une installation électrique revêt une importance encore plus primordiale lorsqu'il s'agit de conserver des œuvres comprenant des équipements électroniques fonctionnant pour la quasi-totalité d'entre eux grâce à un branchement secteur.

Les tensions trop importantes provoquées par une mauvaise installation électrique peuvent endommager irrémédiablement certains composants électriques et électroniques des appareils qui sont tous prévus pour supporter une certaine tension maximale. Les parties telles que les alimentations, ou encore les composants tels que les transistors et les semi-conducteurs présents toujours en plus grand nombre et plus miniaturisé dans les équipements modernes, sont particulièrement sensibles aux phénomènes de surtension.

La foudre est une source de danger électrique plus difficile à contrôler que la qualité de l'installation électrique elle-même. Lors d'un orage, la foudre peut s'abattre sur un relais électrique ou téléphonique et venir créer une surtension fatale pour les circuits et composants d'un appareil. Il existe plusieurs moyens d'éviter cela, le plus évident d'entre eux étant de ne pas laisser un équipement branché en cas d'orage. Cependant, lorsqu'un appareil est en marche au sein d'une exposition en cours, il peut être difficile de l'éteindre au moindre risque d'orage.

Plusieurs mesures de prévention sont possibles pour éviter ou limiter les effets de la foudre, comme installer un paratonnerre sur le toit du bâtiment ou à proximité. Le rôle d'un paratonnerre est de diriger la foudre vers le sol et il peut être couplé à un parasurtenseur. Un parasurtenseur (ou parafoudre), consiste en un composant électrique dont le rôle est de dévier l'énergie des ondes de surtension créées par la foudre. Si la qualité de l'installation électrique n'est pas assuré et que l'installation des protections contre la foudre est nécessaire, il est recommandé de faire appel à un électricien pour qu'il vérifie les installations et vous donne les meilleures moyens de protéger un bâtiment et son réseau électrique.

3. Mauvaise utilisation et optimisation

Si une grande partie des pannes et défaillances que connaissent les équipements sont dus à l'usure naturelle et à une utilisation normale des équipements, certaines sont directement le fait d'une mauvaise utilisation de ces derniers. Qu'il soit la conséquence de négligence, d'ignorance ou d'une exigence propre à l'œuvre, cet usage impropre devrait être corrigé ou en tout cas pris en compte, car il est l'origine d'accidents pouvant être fatals à l'équipement.

Négligence et manque de connaissances

La négligence et le manque de connaissances sont certainement les causes les plus fréquentes d'utilisation erronée d'un équipement. En effet c'est très souvent dans un manque d'attention au mode de fonctionnement d'un équipement qu'elles prennent racines. Or, ce sont aussi les causes les plus simples à corriger si on prend le temps d'analyser et de documenter les spécifications de base d'un appareil. Cette méconnaissance est souvent due à une documentation interne inexistante ou lacunaire sur les équipements et à l'absence de protocoles clairs pour leur utilisation.

Comme on l'a vu précédemment, une mauvaise tension électrique peut sérieusement endommager un équipement. C'est pourquoi, il est important de toujours utiliser une alimentation qui soit adaptée au voltage requis et supporté par un appareil. Lors d'un prêt, les informations concernant le voltage devrait être notifiées dans les spécifications d'installation qui sont joints à l'œuvre. La tension des installations électriques varie très souvent d'un continent ou d'un pays à l'autre et peut passer par exemple de 230 volts à 120 volts. Même si une grande majorité du matériel vendu aujourd'hui est capable de supporter plusieurs tensions, ce n'est pas le cas pour les équipements plus anciens.

Il est fortement déconseillé d'allumer et d'éteindre de façon répétée un appareil dans une même journée, car cela constitue un stress thermique important pour les composants qui va réduire leur durée de vie. En effet, certains composants peuvent passer de 20°C à 150°C lorsqu'ils sont mis en opération. De plus, à chaque fois qu'un équipement est mis en marche un appel de courant bien plus important que la tension continue qui suivra est effectué par la machine. Cette surtension temporaire cause une surcharge pouvant endommager les câbles, les fusibles ainsi que certains autres composants.

L'utilisation de câbles non adaptés risque d'endommager les connectiques si elles sont forcées malgré tout. Des câbles tordus, pliés, tressées, écrasés… lorsqu'une œuvre est installée auront une durée de vie très limité et montreront des faiblesses et défaillances très rapidement. Cela est aussi valable pour leur entreposage qui doit être fait avec un enroulement homogène qui ne comporte pas de stress physique pour le câble. Une autre erreur d'utilisation pouvant être grave pour l'équipement est l'insertion d' un format de support non adapté à l'appareil. Cela peut paraître évident, mais pour certains il est bon de rappeler qu'en cas de doute il est plus prudent de s'assurer qu'un lecteur n'est pas prévu pour des cassettes Betamax avant de vouloir y insérer une VHS.

Qualité des supports

La mauvaise qualité des supports est un facteur de pannes important. Une bande magnétique, qu'elle soit enroulée sur une bobine ou dans une cassette doit être inspectée avant d'être utilisée, car une bande sale, collante ou abîmer, usera la mécanique et les têtes de lecture d'un lecteur vidéo de façon prématurée.

Lorsque la bande est utilisée pour montrer une œuvre, il est recommandé de faire un grand nombre de copies et de remplacer cette dernière quand elle montre des signes importants d'usure. Il peut être nécessaire pour cela de réaliser des stocks de bandes lorsque le format est déjà obsolète ou qu'il tend à disparaitre de façon imminente. Les supports de médias optiques doivent eux aussi être propres et en bon état pour ne pas amener de saletés et de poussières à l'intérieur du lecteur.

Il est nécessaire d'utiliser des cassettes de bonne qualité et d'éviter d'utiliser des cassettes produites par d'obscurs fabricants. Pour cela, une enquête sur la qualité des supports mériterait d'être réalisé. En attendant, il semble que les bandes Sony, 3M et TDK soit de manières générales plébiscitées par les techniciens et opérateurs. L'utilisation de bandes de mauvaise qualité peut même entraîner l'arrachage pur et simple des têtes de lecture.

Mauvaise utilisation nécessaire à l'œuvre

Les installations vidéo, utilisent non seulement les équipements de façon intensive, mais aussi souvent à l'encontre des recommandations d'utilisation du constructeur. Que ce soit parce qu'un moniteur est encastré dans une structure (voir l'étude de cas à propos de l'œuvre Insert Coin – Highway Car de Hans Op de Beeck), mis à l'envers, mis à nu, incliné ou modifié (voir l'étude de cas sur Oratorium for one prepared video player and eight monitors de Frank Theys), cela résulte d'un point de vue purement technique en une utilisation mauvaise de l'équipement qui va aussi réduire sa durée de vie.

Or, d'un point de vue artistique cette utilisation détournée d'un appareil est très souvent importante pour l'aspect ou même le propos de l'œuvre. Aussi, il est la plupart du temps impossible d'éviter cette mauvaise utilisation que demande l'œuvre sans risquer d'en modifier des caractéristiques aussi essentielles que l'apparence, la fonctionnalité ou le sens. Cependant, il est parfois possible sans pour autant renoncer à l'usage particulier de l'équipement, d'optimiser cette mauvaise utilisation.

Les études de cas du M KHA fournissent deux exemples d'optimisation possibles :

Dans l'œuvre de Frank Theys, Oratorium for one prepared video player and eight monitors, le lecteur U-matic utilisé est rendu plus vulnérable du fait de la suppression du couvercle du chargeur de cassette qui permet à une bande de sortir du lecteur. La poussière ainsi que les autres particules présentent dans l'air vont directement tomber dans le lecteur mais y être introduites par l'intermédiaire de la bande qui circule dans l'installation.

Dans cette œuvre le musée a réalisé une optimisation de l'utilisation détournée du lecteur. Avec l'accord de l'artiste, les trépieds formant le trajet de la bande à l'extérieur du lecteur ont été équipés de tubes qui permettent de rendre le trajet de la bande plus harmonieux. De plus, les tubes réduisent la détérioration de la bande et la formation de particules instables d'oxyde de fer qui pénètrent ensuite dans le lecteur et encrassent les têtes de lecture.

Dans l'œuvre de Hans Op de Beeck Insert Coin – Highway Car, la mauvaise utilisation de l'équipement réside dans le fait que le moniteur soit encastré dans une structure en bois semblable à celle des jeux d'arcade. Supprimer la structure en bois n'est évidement pas une option, en revanche, y installer un ventilateur à l'intérieur qui permette d'évacuer l'air chaud est possible. Cet ajout, permettrait d'éviter certaines pannes en rallongeant la durée de vie des composants qui comme on l'a vu ne supporte pas les températures trop hautes. Il est bien entendu que cette optimisation n'est possible que dans la mesure où le bruit produit par le ventilateur ne viendra pas parasiter le son de la vidéo. Relever la structure en bois à un ou deux centimètres du sol, permettrait aussi d'accentuer le phénomène de cheminée qui contribue à évacuer l'air chaud. De même, retirer les couvercles des trappes de la structure en bois à la fin de chaque journée d'exposition afin de laisser l'air plus frais refroidir l'intérieur de la structure est une mesure simple qui maximisera la ventilation de l'installation.

Une optimisation plus efficace encore peut être, mais qui demanderai une intervention plus lourde à l'intérieur de la structure de l'œuvre, serait de retirer l'enveloppe en plastique du moniteur et de fixer directement le tube cathodique à la structure. C'est ainsi que sont placés les écrans dans les bornes d'arcade des années 1980-1990 utilisant des moniteurs à tubes cathodiques. L'absence du châssis en plastique autour du tube et de l'électronique, permet une meilleure circulation de l'air. De plus, étant donnée la référence aux jeux d'arcades qui dans ce cas précis est confirmée par l'artiste (voir extrait de l'interview avec Hans Op de Beeck), la modification aurait un impact non négatif sur l'aspect et le sens de l'œuvre. Cependant, cela doit être fait par un technicien expérimenté, étant donné le danger que représente la haute tension générée à l'intérieur d'un écran CRT.

4. Achat d'équipement

Pour certaines œuvres, l'équipement d'origine a une telle importance, que disposer du même modèle ou du même type précis est le seul moyen de continuer à convenablement montrer l'œuvre. C'est pour cette raison qu'une institution devrait acquérir autant d'équipements de rechange que ses capacités de stockage et son budget le permette. Car à terme, tous les équipements arriveront en fin de vie et devront éventuellement être remplacés.

Les marques

Lorsqu'il n'est pas nécessaire d'avoir un modèle particulier d'équipement, il est toujours préférable d'acheter des équipements de grandes marque qui soient les plus répandus possible. Philips, Panasonic, JVC, Sony, … sont des marques qui produisent et vendent un nombre très important d'équipements, ce qui rend leur disponibilité sur le marché du neuf comme de l'occasion plus grande que pour les produits de firmes aux ventes plus confidentielles. Tout d'abord, le service après-vente et les pièces de rechange seront disponibles plus aisément plus longtemps, et en beaucoup plus grande quantité. Ensuite, si à l'avenir un appareil identique doit être entièrement remplacé, il sera naturellement plus facile de trouver une pièce d'équipement produite en grande quantité comparée à celles vendues par une petite entreprise. En outre, plus un équipement a été produit en grand nombre, plus le nombre d'appareils de remplacement disponibles pouvant être canibalisés et servir de réservoir à pièces de rechange sera important.

Quand acheter des équipements ?

Lorsqu'une œuvre est nouvellement acquise, il arrive que l'équipement ne soit pas acheté directement à l'artiste en même temps que les autres éléments de l'œuvre comme la vidéo en elle même ou d'autres objets de l'installation. L'idéale pour plus de sécurité, est d'acheter des équipements de rechange dès l'acquisition de l'œuvre. Si on attend le moment où cela sera nécessaire, il existe un risque que son modèle ou sa technologie soient depuis longtemps devenus obsolètes et que l'appareil soit plus cher et en moins bon état car d'occasion. Il aussi très probable qu'il soit introuvable ou alors au prix d'un investissement en temps et en efforts de recherche importants et donc aussi coûteux. Dans le cas d'équipements récents, le meilleur moment pour acheter d'un point de vue économique est souvent la période où un nouveau modèle apparait et où le modèle précédent devient de ce fait moins cher. Cependant, cela demande une veille constante de l'évolution, des technologies et des versions.

De manière générale, acheter un équipement d'occasion lorsque le modèle neuf est encore disponible est une erreur, dans la mesure où un équipement d'occasion a une durée de vie moins importante qu'un équipement neuf. Plus on attend pour acheter un équipement déjà obsolète, plus il sera difficile de le trouver en bon état. Bien entendu il est très rare et même le plus souvent impossible de trouver un appareil neuf lorsqu'il s'agit d'un modèle fabriqué dans les années 1970, 1980 et même 1990. Dans ces cas là, acheter du matériel d'occasion est la seule solution et les prix peuvent alors varier de façon très importante en fonction de sa rareté, de son attrait pour les collectionneurs, etc. Lorsqu'il s'agit d'un vendeur professionnel, les prix sont habituellement plus élevés que s'il s'agit d'un particulier voulant vider son grenier ou son garage.

Où acheter des équipements ?

Internet est une source majeure pour acheter des équipements. Lorsqu'il s'agit d'acheter des appareils anciens ou obsolètes, eBay est une des plus importante source internationale. eBay permet de trouver absolument toutes sortes d'appareils qui vieillissent dans la cave ou le grenier des particuliers. Les professionnels se servant eux aussi d'eBay pour vendre leur matériel, fait que les prix peuvent varier grandement, allant du dérisoire au prohibitif. D'autres sites et forums de passionnés et de collectionneurs contiennent aussi des annonces permettant parfois de trouver des pièces rares.

Hormis par le biais d'internet, trouver des équipements passe le plus souvent par la constitution d'un réseau de personnes : anciens techniciens, brokeurs, enthousiastes, collectionneurs, qui peuvent aussi vous aider à identifier ou trouver un équipement particulier. Il est important pour une collection d'identifier ces personnes et de nouer avec eux des relations. Il est aussi possible parfois de tracer des équipements en cherchant à savoir par qui ils ont été le plus souvent utilisés. Un grand nombre de types d'équipements ont été utilisés par des universités, des associations ou partis politiques, etc. En les contactant, il peut être possible de mettre à jour des équipements dont ils n'ont la plupart du temps plus besoin.

5. Pièces détachées

En plus des équipements de rechange, il est fortement recommandé qu'une collection constitue un stock de pièces détachées. Lorsqu'un équipement connait une panne, il est fréquent que l'origine en soit une seule pièce, et que les autres parties soit en parfait état de fonctionnement. On trouvera ci-après pour certaines pièces plus communément défectueuses que d'autres.

Lecteurs vidéo

Dans les lecteurs vidéo, les têtes sont les pièces les plus sujettes à l'usure, du fait du passage répété de la bande qui les encrasse. Elles ont une quantité limitée d'heures de fonctionnement et doivent faire l'objet d'un stock important. La partie supérieure du tambour, dans laquelle les têtes de lecture sont logées, est elle aussi victime d'érosion du fait de la friction permanente avec les têtes. La plupart du temps, ces pièces sont spécifiques à un constructeurs et à un modèle. Cependant, une grande quantité de matériels grand public comme les magnétoscopes VHS, sont produites par le même fabricant mais vendu sous des noms et des sous-marques différentes. Des listes de références croisées existent, qui sont soient disponibles depuis le constructeur, ou sur internet.

Les courroies en caoutchouc que l'on trouve dans différents types d'appareils mais majoritairement dans les lecteurs vidéo, sont sujettes à un important vieillissement. Il n'est pas rare de trouver en ouvrant un lecteur des courroies cassées, détendues ou même ayant littéralement fondu. Un nombre de sites internet proposent des courroies de différentes formes, longueurs et largeurs. Certains d'entre eux proposent aussi de réaliser des courroies selon les spécifications du client.

Composants électroniques

Pour la plupart des composants électroniques, qu'il s'agissent de résistances, d'inducteurs, de potentiomètres, … un équivalent fonctionnera en tant que substitut tant que la pièce de rechange correspond aux spécifications originales. Aussi, même si les condensateurs sont les composants les plus souvent défectueux, ils ne peuvent être considérés comme des pièces à stocker en priorité. L'autre raison qui tend à considérer que stocker des condensateurs est une mauvaise idée, est qu'ils souffriront quoi qu'il arrive d'une détérioration naturelle même sans être utilisés. Leurs parties isolantes sècheront et leurs caractéristiques changeront, les rendant alors inutilisables. Il peut cependant être utile de stocker certains semi-conducteurs très spécifiques à un appareil, comme les transistors à effets de champs utilisés dans certains amplis audio et affichage par LED.

Moniteurs et téléviseurs

Le THT qui génère la haute tension dans un moniteur, est une pièce essentielle, qu'il est fortement recommandé d'avoir en stock. La difficulté particulière que pose un transformateur haute tension est qu'il est quasiment toujours spécifique à une série limité d'écrans et parfois même à un modèle en particulier. Le disfonctionnement du THT est pour un moniteur la panne la plus sévère avec celle du tube lui-même. Lorsque c'est le filament du canon à électron qui casse, le tube tout entier doit être remplacé, car il est impossible depuis la disparition des usines fabricant des tubes cathodiques de remplacer le canon. Il existe certaines petites entreprises qui conservent encore des tubes neufs ou d'occasion. Si le modèle requis est disponible, cela peut être une solution pour réparer une télévision ou un moniteur ayant un tube défectueux.

Quelles pièces acheter et quand les acheter ?

Les pièces de rechanges qui devraient être acheter en priorité, sont celles qui sont à la fois rares non-génériques et fragiles. Si une pièce est rare aujourd'hui, elle le sera encore plus demain, et lorsqu'un composant est fragile il est plus probable qu'il soit nécessaire de le remplacer à un moment ou à un autre.

Les pièces non-génériques devraient être achetées dans la période se situant entre la fin de production de l'appareil et le moment où le service après-vente n'est plus assuré par le fabricant. Cette période est habituellement de 7 ans pour le matériel professionnel, mais peut descendre à 5 ans ou même 3 ans pour le matériel grand public. Lorsque le constructeur ne fournit plus ni les pièces ni le service, internet et des grandes firmes comme ASWO permettent encore de trouver des pièces de rechanges, mais à des prix plus élevés.

6. Gestion de la collection

Équipements génériques/équipements dédiés

Dans une collection, il n'est pas rare que plusieurs œuvres utilisent un même modèle ou type d'équipement. La question peut alors se poser pour la collection de savoir s'il faut ou non dédier cet équipement à une œuvre en particulier ou s'il est possible de l'utiliser pour un groupe d'œuvres. Avant de prendre une telle décision, plusieurs aspects doivent être pris en compte, comme la spécificité des équipements et l'importance de ces derniers pour l'œuvre. Ce sont certainement les critères les plus importants et c'est pourquoi il est plus prudent de dédier un équipement à une œuvre dans le cas où elle repose fortement sur une technologie ou un équipement particulier, car sans eux, elle ne pourrait plus être montrée. D'autre part, il paraît évident qu'un équipement ayant été modifié par l'artiste lui même est un équipement qui entretient souvent un lien trop fort avec l'œuvre pour que la décision de l'utiliser à d'autres fins puisse être prise.

Cette aspect est aussi à rapprocher de la rareté et de la disponibilité de l'équipement. Car il est essentielle de garder à l'esprit qu'à chaque fois que l'on utilise un appareil, on lui soustrait un peu de son temps de fonctionnement total. Or, le temps utilisé pour une autre œuvre est autant de temps total en moins pour l'appareil. En revanche, certains équipements n'ont d'importance que pour la technologie ou le format qu'ils utilisent. On qualifie alors ces équipements de génériques car ils peuvent être remplacés par n'importe quel autre équipement du même type.

Dépôt centralisé

La question peut se poser pour certaines institutions de savoir si un dépôt pour les équipements géré en commun n'est pas une solution envisageable pour facilité la gestion complexe et chère des appareils.

Arguments pour :

Partager la gestion du stockage des équipements peut permettre à des petites institutions de partager les frais nécessaires pour avoir un technicien et un lieu de stockage adéquat. Cela peut être l'occasion de mettre en place un parc d'équipements génériques encore largement disponibles sur le marché, que chaque institution pourra utiliser. C'est aussi un moyen efficace de partager la documentation concernant les équipements.

Arguments contre :

Il peut être parfois compliqué au sein d'une même institution de savoir où se trouve un équipement, à quelle œuvre il appartient ou dans quelle condition il se trouve. On peut aisément imaginer que si les appareils de deux institutions ou plus se retrouvent dans un même lieu, la tache n'en sera que plus difficile. De plus, pour ne léser aucune collection, il est probable que ce lieu d'entreposage sera éloigné et cette situation accentuerait alors les risques d'endommager l'équipement durant le transport pour une exposition. En effet, le transport représente un risque accru de chocs et de changements de température, qui comme on l'a vu sont mauvais pour les équipements.

7. Maintenance Préventive

L'utilisation des équipements dans une installation vidéo est très différente d'une utilisation courante, qu'il s'agisse d'un magnétoscope dans un salon familiale, ou d'un moniteur dans un studio de broadcast. Très souvent, - hormis lorsqu'il s'agit d'une œuvre très souvent prêtée et exposée - l'équipement va rester longtemps en situation de stockage sans ne jamais être mis en marche. Pour pallier aux problèmes qui naissent d'une longue absence d'utilisation la maintenance joue un rôle essentielle.

Si la plupart des opérations de maintenance doivent être réalisées par un technicien, certaines procédures simples peuvent cependant être réalisées par une personne entrainée. Il est recommandé d'acquérir autant que faire se peut le savoir en interne en demandant à un technicien de fournir des directives de maintenances spécifiques pour un équipement.

Nettoyage

Comme on l'a vu précédemment saletés et poussières ne font pas bon ménage avec les équipements et l'électronique, et c'est pourquoi elles devraient être retirées tant sur l'extérieur qu'à l'intérieur des équipements. Cette dernière va contribuer à augmenter la chaleur et créer des surchauffes dans l'équipement. Cela est dû au fait qu'elle en bouchant les aérations et parfois même bloque les ventilateurs dans certains appareils. Pour éviter tout risque, les opérations de nettoyage doivent être réalisées lorsque l'appareil est hors tension et débranché.


Moniteurs

Pour les écrans LCD, Plasma et CRT, on pourra essuyer la surface de l'écran avec un chiffon doux et sec pour un nettoyage léger de la poussière. Pour un nettoyage plus en profondeur, un chiffon utilisé avec de l'alcool isopropylique peut être utilisé. Un écran LCD est composé de cristaux liquide très fragiles et ne supporte pas les fortes pressions qui ne feront en revanche aucun dommage sur un écran CRT. C'est pourquoi il est important de ne pas toucher un écrans LCD, de ne pas appuyer dessus lorsqu'on les transporte et de les porter uniquement par les côtés ou l'enveloppe plastique.

Technologie à tube cathodique

Pour les moniteurs et projecteurs CRT il est conseillé d'utiliser le réglage du contraste le plus bas possible. Les contrastes forts sont ceux qui usent le plus les écrans à tube cathodique étant donné que les zones blanches de l'écran sont celles qui reçoivent le plus d'électrons. Lorsqu'un déséquilibre est perceptible, il est possible d'afficher une image grise sur tout l'écran pour réunifier
la surface du tube.

Pour les moniteurs à tubes cathodiques et projecteurs tri-tube, il est recommandé de ne jamais afficher ou projeter une image fixe en continu. La technologie CRT est très sensible au phénomène connu sous le nom de burn in de l'écran. Lorsque cela arrive, l'image projetée ou affichée s'imprime en quelque sorte dans la couche de phosphore de l'écran, créant alors une image fantôme qui très souvent ne partira plus. Même si cela peut aussi arriver sur des technologies plus modernes comme les écrans LCD et Plasma, ces dernières y sont beaucoup moins sensibles. Sur les nouvelles télévisions, les constructeurs ont mis en place un système qui déplace l'image imperceptiblement pour limité ce problème.

Les caméras vidéos à technologie CRT (vidicon, othoicon, etc.) sont encore plus sensibles à ce phénomène. Ce système de captation vidéo totalement abandonné aujourd'hui par l'industrie, était en effet connu pour être extrêmement sensible aux fortes intensités lumineuses. Ici, ce n'est plus l'image projetée sur le tube qui est concernée, mais bien l'image captée par le tube. Ainsi, filmer une scène immobile pendant trop longtemps imprimera irrémédiablement le tube cathodique de la caméra, ne laissant d'autre alternative que le remplacement de ce dernier. De même, une exposition au soleil marquera l'image captée d'artefacts créés par la lumière sur le tube. C'est la raison pour laquelle filmer directement le soleil est totalement proscrit par le fabricant. Lors de son entreposage, une caméra à tube devrait toujours être entreposée avec le couvercle de l'objectif en place et dans sa boite. De même il est recommandé par les constructeurs de ne jamais tenir ou entreposer une caméra à tube de manière verticale avec l'objectif vers le bas car des particules se poseraient alors sur sa surface.

Lecteurs vidéo

Pour les lecteurs de bande vidéo, il est recommandé de nettoyer le trajet de la bande à l'intérieur du lecteur. Cela comprend : les têtes de lecture audio et vidéo, le cabestan, les roues guides, et toutes les autres parties que touche la bande pendant la lecture. Pour cela, on utilisera de l'alcool isopropylique qu'on appliquera de préférence sur des bâtonnets avec de la peau de chamois. En revanche on n'utilisera jamais de coton tiges, car les fibres de coton risque de s'accrocher et d'arracher les têtes de lecture. Une lecture produisant une mauvaise image est souvent le signe qu'un nettoyage du lecteur est nécessaire.

Tous les lecteurs de bandes vidéo et audio utilisent différentes sortes de graisses pour lubrifier les engrenages et autres mécanismes de lecture. Avec le temps, la graisse a tendance à durcir et à perdre ses qualités lubrifiantes. Il est alors recommandé de retirer l'ancienne graisse et de re-graisser ces mécanismes avec un produit adapté, le plus souvent indiquée dans la documentation de l'équipement. Des lecteurs insuffisamment graissés cause une usure accrue qui diminue la durée de vie générale d'un appareil. Cependant, il est important d'appliquer la graisse avec précaution et de ne pas graisser des parties qui ne doivent pas l'être. Cela pourrait par exemple empêcher certaines courroies d'entrainer correctement une roue, du fait d'un manque d'adhérence. De plus, l'huile peut avoir un effet dévastateur sur certain type de plastique avec lesquels elle rentrerait en contact.

Caméscopes

Pour des petits lecteurs de bandes comme on en trouve dans les caméscopes, il peut être préférable d'utiliser une cassette de nettoyage plutôt que d'effectuer le nettoyage à la main. En effet, la mécanique de ces appareils est très petite et difficilement accessible, ce qui augmente le risque de l'endommager durant le nettoyage.

Lecteurs à technologie laser

Lorsque qu'un lecteur présente des difficultés à lire un disque, il est recommandé de nettoyer la poussière et les résidus empêchant le laser de lire l'information. Pour cela on peut utiliser de l'alcool isopropylique sur un bâtonnet muni de peau de chamois.

Mise sous tension des équipements

Les équipements vidéo sont constitués d'une grande quantité de composants mécaniques et électroniques qui n'aiment pas rester trop longtemps sans être mis en marche. C'est pourquoi il est recommandé de mettre les équipements sous tension de façon régulière. Premièrement, c'est une manière de vérifier si l'équipement fonctionne toujours, mais cela va surtout permettre aux composants électroniques et plus particulièrement aux condensateurs électrolytiques de conserver leur équilibre chimique.

En s'appuyant sur les entretiens effectués avec les techniciens, mettre sous tension l'équipement pendant une heure une fois tout les mois est un bon rythme. Le lieu d'entreposage doit
permettre de faire cela sans favoriser la chute de l'équipement ou tout autre accident du fait d'un accès difficile. Le lieu de stockage devrait aussi être équipé de prises de courants en nombre suffisant pour éviter d'avoir à trop déplacer l'appareil pour effectuer cette opération de maintenance.
Un équilibre doit être trouvé entre le nombre d'heures maximum d'un équipement, et les défaillances qu'entraine une trop longue période d'inactivité.

Lorsque l'équipement n'a pas été mis sous tension pendant une longue période, il peut sembler avoir des difficultés à se mettre en marche. Dans ce cas un régulateur de tension alternative (variac) peut être utilisé pour augmenter progressivement le voltage jusqu'à 230 volts, permettant aux composants électroniques et encore une fois plus particulièrement aux condensateurs électrolytiques de retrouver leur équilibre chimique.

1.8. Documentation

La documentation technique sur les équipements est pour l'essentiel constituée par celle créée par le constructeur. Elle comprend :

• Le manuel de l'utilisateur : Il contient des informations à destination des utilisateurs de l'appareil. Il leur indique comment installer l'appareil et comment utiliser ses différentes fonctions.
• Le manuel de service : Il contient des informations à destination des techniciens qui doivent effectuer la maintenance ou réparer l'équipement.
• Les schémas électroniques : Ils sont à destination des techniciens en électronique qui vont devoir intervenir sur l'équipement.
• Les addenda : Ils interviennent lorsque le fabricant a effectué une modification sur l'équipement.

Il est recommandé qu'une institution collecte les différents manuels pour tout les équipements présents dans sa collection. Un nombre important d'informations sont contenues dans la documentation du constructeur, telles que les tensions électriques supportée, les choses à ne pas faire avec un équipements, certains problèmes fréquents, les procédures de maintenance, etc. Pour certains lecteur vidéos le diamètres des courroies est indiqué tandis que pour certains anciens téléviseurs, même le bois utilisé pour fabriquer le cabinet est notifié.

Les schémas électroniques d'un équipements sont presque tous le temps indispensables à un technicien pour pouvoir identifier l'origine d'une panne et effectuer une réparation à un niveau électronique. Le manuel de service lui, sera important lors des opérations de maintenance et d'intervention sur les parties mécaniques. Ces deux manuels sont aussi très importants pour parvenir à identifier les bonnes pièces de rechanges, car il contient les références des composants électroniques et équivalents compatibles.

Lorsque l'équipement à été modifié spécialement pour l'œuvre par l'artiste, il est important de documenter cette modification, surtout si elle modifie de façon importante le comportement de l'équipement. Cela est aussi vrai pour les systèmes custom qui ne bénéficie d'aucune documentation officielle.

Où trouver la documentation ?

La première source pour trouver la documentation sur les équipements sont les producteurs de cette documentation, c'est à dire les fabricants qui la vendent. Il est d'usage que les constructeurs proposent des offres d'abonnements à la documentation technique qui s'adressent aux services de réparation et aux centre techniques des studios de broadcast ou des archives audiovisuelles d'ampleurs importantes. Cependant, ces abonnements sont chers et ne sont pas adapté au besoin de nature ponctuelle des musées.

Lorsque le fabricant n'est plus en mesure de fournir la documentation, internet est la source la plus importante pour trouver des manuels de service et les schémas électroniques. Certain manuels originaux en papier sont vendus sur eBay et des sites spécialisés propose des manuels pour tous les équipements grand public sous forme digitale à un prix variant la plupart du temps entre 15 et 30 euros. Un petit nombre de site web proposent de télécharger gratuitement des versions PDF mais la perspective de gagner de l'argent les rends de plus en plus rares et limite l'offre. Pour les équipements plus anciens, la manière la plus efficace de trouver de la documentation gratuite sont les forums où des techniciens et passionnés se l'échange.

En dehors de la documentation officielle produite par le fabricant, d'autres publications existent. C'est le cas des manuels Photofact et Quickfact publiés dès la fin des années 1940 par SAMS Technical Publishing qui produit de nombreux schémas sur des téléviseurs, des magnétoscopes, des radios, etc. Une grande partie de la documentation en ligne reste cependant décentralisée et éparpillée sur différents forums et listes de discussions qui adressent souvent des problèmes particuliers des appareils. Toutes ces ressources doivent être identifiées pour les équipements de la collection.

Conservation de la documentation

Les manuels qu'ils soient sous forme papier ou numérisée, doivent toujours être reliés aux équipements correspondants en utilisant un système de catalogage, qu'il s'agisse d'une base de données ou d'un registre en papier. Pour une collection possédant de nombreux équipements, il peut être bon d'avoir une bibliothèque technique où l'on conserve toute la documentation technique sous forme papier. Une même documentation peut concerner plusieurs œuvres utilisant un même modèle d'équipement. Dans ce cas, il est préférable de garder la documentation à part plutôt que ranger avec l'œuvre. Cependant pour des plus petites collections qui possédent un système de catalogage et de traçage de la documentation performant, conserver les manuels avec le reste de la documentation de l'œuvre est une solution efficace.

Lorsqu'aucune de ces solutions n'est possible, il est préférable de conserver la documentation technique avec l'équipement afin d'y avoir accès facilement et rapidement dès que nécessaire. Plutôt que de séparer la documentation avec un système de traçage approximatif, il est préférable de conserver la documentation avec l'équipement afin aussi d'éviter tout simplement de perdre la documentation technique. Lorsque cela est possible, il serait préférable d'avoir une version électronique et une version papier de chaque documentation pour des raisons de sécurité au cas ou un document physique ou un fichier serait perdu.

9. Catalogage

Un catalogage efficace des équipements au sein d'une collection aura un impact important sur sa préservation à long terme. Le catalogage va permettre de décrire l'équipement, de l'identifier à l'intérieur de la collection, que ce soit géographiquement ou comme étant lié à telle ou telle œuvre. Bien cataloguer ses équipements est la meilleure façon de ne pas perdre leur trace et d'éviter qu'ils ne soient utilisés à d'autre fins que celle de montrer les œuvres. L'organisation du catalogage va en partie dépendre de la gestion générale de la collection, et des outils déjà utilisés par l'institution (TMS, Adlib, etc.). Soit le système en place permettra de rajouter les champs nécessaires pour les équipements, ou alors il faudra l'adapter, ou encore utiliser un système annexe.

Tout d'abord, des données descriptives concernant l'équipement doivent être prise en compte. Elles comprennent :
• Son identifiant
• L'œuvre à laquelle il est relié (s'il s'agit d'un équipement dédié)
• La location (où il est entreposé)
• Sa marque
• Son modèle
• Ses accessoires et périphériques (ex. câbles, batteries, télécommandes, etc.)
• La documentation reliée (manuels, site web, etc.)

D'autres données sont également importantes afin de facilité la maintenance de l'équipement et d'anticiper les pannes et autres problèmes. Elles comprennent :
• La date d'achat
• Le cahier de maintenance
• Le nombre d'heures de fonctionnement
• Le nombre de Pièces de rechanges disponibles ainsi que leur location
• Les contacts (Technicien spécialisé / Centre de service et de réparation, etc.)

Un catalogage comprenant au moins toutes ces informations permettra à la collection d'avoir une vision assez clair de l'ensemble du parc de machines et des besoins éventuels en équipements, en