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Contrôle de qualité
Soyez prêt à consacrer beaucoup de temps à effectuer des contrôles de qualité, qui peuvent parfois prendre plus de temps que la durée même de la bande. Si vous sous-traitez le travail, gardez en tête que bien qu'il soit habituel pour un laboratoire de mener des contrôles de qualité, il est tout de même important que vous réalisiez vos propres contrôles. Voilà quelques points à conserver à l'esprit lorsque vous recevez des bandes d'un prestataire :
Vous devez vérifier la qualité d'image de la nouvelle bande maîtresse, de la bande maîtresse de sauvegarde et des copies de consultation en les lisant sur un équipement bien entretenu.
Idéalement, le transfert devrait être contrôlé en temps réel durant le processus de migration tout comme durant le contrôle de qualité. Cela permettra à la personne qui regarde d'identifier immédiatement des erreurs potentielles ou des anomalies dans le processus de transfert.
Si vous êtes limité par le temps et les moyens, contentez-vous d'inspecter le début, le milieu, et la fin de chaque bande, même s'il est évident que ce n'est pas la meilleure façon de faire.
Afin de garantir que la bande maîtresse conserve l'intégrité visuelle et sonore de la bande originale, vérifiez la mire sur un écran calibré et assurez-vous que les niveaux sonores sont correctement ajustés et font références.
Rapportez les observations effectuées lors du contrôle de qualité dans le catalogue et renvoyez si possible au timecode de la bande en indiquant le moment précis où des problèmes apparaissent.
Gardez une trace des observations du prestataire. Ce dernier devrait être en mesure d'expliquer comment la bande à été transférée, si des difficultés sont survenues, et comment était l'image au moment du transfert.
Les ingénieurs fournissent de préférence des notes techniques sur le processus de transfert ; ces notes devraient être retranscrites dans le catalogue.
Documentez les informations spécifiques concernant le transfert, y compris la date et le lieu, le nom de l'ingénieur, et tout changement intervenu durant le processus.
Si possible, montrez l'œuvre à l'artiste à côté de l'original sur deux moniteurs identiques et calibrés de la même façon. Vérifiez également que les niveaux de chrominance et de luminance sont corrects.
Si c'est la première fois que vous voyez le contenu de la bande, cataloguer aussi le contenu de l'image en utilisant une copie de consultation.
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Aspects élémentaires de la migration
La migration requière d'agir avec prévoyance — un équilibre entre vision à long-terme et à court-terme. Voilà un aperçu de la procédure basique :
Créez une copie maîtresse de préservation en re-masterisant ou en migrant les bandes sur un format d'archivage.
Créez plus d'une seule bande maîtresse et conservez la copie dans un lieu différent en cas de sinistre.
Au début, la bande maîtresse devrait comprendre une minute de mire de barres qui contient les signaux de références pouvant être utilisés pour garantir l'intégrité esthétique du contenu de la bande originale.
Assurez vous qu'un timecode est généré sur votre master de préservation. Ce signal fourni un minutage de référence qui aide pour la synchronisation précise du contenu de la vidéo.
Faites au moins une copie de l'œuvre sur VHS ou DVD à des fins de consultation.
Prenez garde à ce que la deuxième bande maîtresse entreposée hors-les-murs ne soit pas lue, sauf s'il s'agit d'une inspection, ou s'il s'agit de créer de nouveaux clones pour les archives ou une copie de monstration.
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Traitement interne VS Sous-traitance
Certains organismes se sont aperçus qu'à long terme, investir dans une plate-forme interne de nettoyage et de transfert fait gagner du temps et de l'argent. Plusieurs organismes, cependant, délèguent ce travail à des prestataires de confiance.
Une fois que vous avez sélectionné les bandes devant être préservées, contactez plusieurs prestataires afin de comparer leurs estimations. Fournissez leur autant d'informations que possible, y compris le format, la durée, et l'état de chaque bande.
Gardez à l'esprit que le prix peut changer une fois qu'un prestataire évalue personnellement les bandes.
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Le triage
Pour maintenir et mettre en œuvre un projet de préservation, il va vous falloir identifier les bandes qui requièrent une attention immédiate et déterminer les moyens que vous pouvez consacrer au projet. Donnez la priorité aux bandes à préserver en vous basant sur leur condition physique et leur provenance. Ce sont ces deux principaux facteurs qui déciderons du coût et du temps nécessaires pour préserver votre collection. De plus :
Avant de migrer une vidéo, vérifiez qu'un autre organisme ne possède pas un original, ou une version en haute qualité de l'œuvre qui pourrait être une meilleure source — ou si l'œuvre a déjà été préservée par quelqu'un d'autre, on pourra éviter ainsi la multiplication inutile des moyens.
Migrez la bande originale issue de la première génération ou celle la plus proche de cette dernière afin d'obtenir la bande maîtresse de la meilleure qualité possible (sauf si une génération suivante est significativement moins détériorée, ce qui est parfois le cas.)
Notez qu'il peut y avoir plusieurs bandes maîtresses ou masters et plusieurs définitions de ce qu'est un "master", il sera donc peut-être nécessaire de visionner avec l'artiste différentes bandes pour comparer la qualité d'image.
Prenez garde lors de la lecture des bandes anciennes et détériorées, car cela peut entraîner des dommages irréversibles.
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Inspection périodique courante
Mettre en place une inspection régulière et évaluer l'état physique de vos bandes est une bonne idée. Idéalement, elles devraient être inspectées au moins tout les six mois pour pouvoir ainsi détecter les premiers signes de détérioration.
Il est recommandé de faire fonctionner vos bandes — c.-à-d., rembobinez-les tous les trois ans. Cela soulage la pression de la bande.
Après l'utilisation d'une bande, assurez-vous de la rembobiner de façon régulière sur la bobine appropriée (la bobine réceptrice pour les formats grand publique ; la bobine de départ pour les formats professionnels).
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Fichiers numériques
Jusqu'à présent, il n'existe aucun consensus au sein de la communauté des archivistes concernant un format de fichier numérique qui soit approprié pour la préservation à long terme des images vidéographiques. L'avantage du numérique est la capacité à reproduire les fichiers numériques sans pertes dans les générations successives — théoriquement. Il y a aussi des avantages au niveau du prix et de l'espace de stockage : le prix de stockage des fichiers numériques baisse et tend probablement à continuer ainsi dans le futur.
Cependant, un certain nombre de variables entre en jeu lorsque l'on numérise de la vidéo ; parmi elles on trouve les problèmes de compression, de codecs, et de compatibilité de fichiers. Ces problèmes doivent encore être résolus par les archivistes entre eux, bien qu'il y ai eu récemment de passionnants développements dans le domaine. (Un important projet est décrit dans la section études de cas de ce site web.)
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Format d'archivage
Il y a de nombreux formats de bande vidéo analogique et numérique qui ont été fabriqués afin de répondre à des besoins spécifiques. En ce qui concerne les vidéogrammes, aucun support sur bande n'a été désigné officiellement comme standard de préservation. Néanmoins, les supports vidéo qui sont recommandés comme étant bons pour l'archivage sont ceux qui sont omniprésents et dont l'utilisation est largement encouragée par les diffuseurs et les sociétés de production : des bandes professionnelles épaisses et robustes. Les formats de bandes vidéos que l'on trouve dans le commerce sont fabriqués pour le grand public qui souhaite réaliser des enregistrements vidéos considérés comme sans grande importance. Ces types de formats ne sont généralement pas robustes, et la bande peut être plus petite et d'une qualité moindre que les formats professionnels. Un format du commerce ne doit pas être utilisé pour générer une copie maîtresse de conservation.
Les formats les plus communément utilisés pour la préservation de la vidéo sont :
Le Digital Betacam (ou DigiBeta) - au sein de la communauté des archivistes, ce format numérique peu compressé est actuellement considéré comme étant le meilleur choix pour réaliser une copie maîtresse de préservation. En tant que format numérique, ce support résistant et fiable possède de nombreux avantages : il peut fournir la meilleure qualité d'image possible ; il n'y a pas de perte de contenu entre les générations lorsque l'on effectue une nouvelle bande maîtresse depuis le Digital Betacam, car il s'agit d'un clone numérique exact de l'original. Cependant, un inconvénient de l'utilisation de ce type de bande est que c'est un format coûteux. Les équipements de lecture sont chers et disponibles presque uniquement dans des environnements de production professionnels.
Le Betacam SP - est un format analogique non-compressé pérenne, fiable et capable à travers la migration de maintenir un maximum d'informations comparé aux autres types de bandes. Toutefois, comme il s'agit d'un support analogique, des pertes d'informations peuvent se produire sur les bandes faites depuis ce master.
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Préservation et migration
La préservation renvoie à l'ensemble du processus par lequel le contenu d'un document est sauvegardé et sa viabilité à long terme assurée. Une part du processus de préservation réside dans la migration — effectuer une copie d'une bande vidéo vers un nouveau support d'archivage afin de maintenir le contenu accessible à long terme.
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Entreposage des équipements
Etre en mesure d'embobiner et de transférer des bandes correctement dépend du maintient d'un équipement fonctionnel. Dans votre collection, il peut être aussi important de préserver l'équipement que la bande, bien qu'il faille noter que le médium survivra probablement à la technologie.
gardez à l'esprit les choses suivantes lorsque vous déterminerez les besoins en équipement :
Achetez les équipements de la meilleure qualité disponible.
Les mécanismes doivent être maintenus propres et correctement alignés pour ne pas endommager la bande ou causer des erreurs de lecture.
Le trajet de la bande et les têtes de lecture doivent être particulièrement entretenus.
Si vous envisagez de conserver les bandes durant de nombreuses années après que leur format soit devenu obsolète, vous devriez conserver les manuels d'entretien et un stock de pièces de rechange et/ou de magnétoscopes de rechange.
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Emboninement des bandes
La façon dont une bande est embobinée peut contribuer à sa longévité.
L'enroulement de la bande doit être régulier tout en étant un peu serré, une bande étant moins vulnérable aux dommages extérieurs sur une bobine homogène.
Vous pouvez obtenir un embobinement homogène en avançant la bande jusqu'à la fin ou en la rembobinant à une vitesse régulière, mais soyez prudent avec des bandes détériorées ou abîmées. Dans le doute, ne tentez pas une lecture de la bande!
Les mauvais enroulements de bandes incluent les bobines qui ne sont pas compactes, celles où la bande déborde sur les côtés, ainsi que celles où le bloc de bande est brimbalant.
Sur les bandes sans cassette (open reels), sécurisez le bout libre avec de l'adhésif en papier sans acides, sinon le bout risque de se rabattre ou de se déformer.
Pour les formats grand public du commerce, la bande doit être entreposée sur la bobine réceptrice (la bobine sur laquelle s'enroule la bande pendant la lecture). Pour les formats professionnels, les formats d'archivage, la bande doit être conservée sur la bobine de départ, la bobine depuis laquelle la bande est bobinée durant la lecture.
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Conditions d'entreposage
Dans des conditions environnementales optimales, des bandes vidéos neuves devraient avoir une durée de vie d'environ dix ans. Cette durée de vie peut en fait s'élever à trente ans, voir cinquante ans dans certains cas exceptionnels. De bonnes conditions d'entreposage vous donnerons un délais pour pouvoir documenter convenablement les bandes et préserver les œuvres nécessitant une attention immédiate, cela tout en conservant les bandes de priorité moindre dans un état stable. Le meilleur entreposage à long-terme se fait à approximativement 10°C avec une humidité relative de 25% et peu de fluctuation. Bien sûr, on ne peut pas toujours satisfaire à toutes ces conditions, mais dans tous les cas, les bandes doivent être entreposées en portant attention aux paramètres suivants :
Entreposez les bandes vidéos sur des rayonnages en métal dans des conditions stables, fraîches et sèches.
Entreposez les bandes verticalement, comme des livres.
Le lieu d'entreposage devrait être protégé de la poussière et de la lumière du soleil. Les boîtiers doivent être gardés propres et sans poussières.
Assurez-vous qu'il n'y a aucun plastique ou papier acide à l'intérieur des boîtiers ; cela pourrait accélérer la décomposition.
Conservez et classez séparément les documents papiers trouvés dans le boîtier, mais notez leur existence et leur emplacement dans le catalogue correspondant.
Notez la température et le taux d'humidité chaque mois, ainsi vous aurez l'assurance que les conditions environnementales ne fluctuent pas.
Contrôlez en même temps votre collection à un niveau plus détaillé - veillez à ce qu'il n'y ai pas de débris ni de poussières dans les boîtiers.
Avant de mettre une cassette dans les rayonnages, supprimez la languette d'enregistrement pour prévenir tout risque d'effacement futur.
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Conservation
La conservation désigne les actions prises pour préserver des objets dans leur état actuel en prévenant toute détérioration future.
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Techniques de manipulation
Portez des gants sans peluches et essayez de ne pas toucher la surface de la bande ou les côtés de son enveloppe.
Manipulez les bandes dans des lieux sans poussières, sans fumée ni nourriture.(Empreintes de doigts, poussières, ou autres débris peuvent entraîner des sauts dans l'image si les particules se retrouvent entre la tête de lecture et la bande).
Les bandes contaminées par le syndrome du vinaigre ou moisies doivent être séparées des autres bandes et conservées au frais et au sec, car l'acide acétique ou les spores infectant ces bandes peuvent se propager et infecter des bandes saines.
Important à noter concernant les bandes moisies : La moisissure peut présenter des risques sérieux pour la santé. Si de la moisissure est rencontrée durant le processus d'inspection, arrêtez l'inspection immédiatement. Isolez la bande jusqu'à ce qu'elle puisse être examinée par un expert qui sache identifier le type de moisissure dont il s'agit et assurer que la bande peut être manipulée sans danger.
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Les signes d'une Détérioration en cour ou de Dommages Potentiels
Une forte odeur vinaigrée qui indique le syndrome du vinaigre.
De la moisissure blanche ou marron (VOIR PLUS BAS LES CONSEILS CONCERNANT LES BANDES MOISIES)
De la poudre blanche ou marron à la fin de la bande ou à l'intérieur du boîtier.
Une bande collante - signe d'un "sticky shed syndrome" littéralement "syndrome de la bande qui colle et qui dépose".
La saleté, la poussière ou des traces de doigts témoignent d'une mauvaise manipulation.
Une bande entreposée détendue ou enroulée de façon irrégulière.
Dommages sévères (y compris dues à l'eau) au niveau du boîtier de la bande.
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Inspection à l'Entrée/Catalogage
Une inspection physique détaillées des bandes peut fournir une importante somme d'informations et aider les prestataires à déterminer quelles étapes sont nécessaires pour migrer la bande vers un nouveau format. L'inspection d'une bande est un processus relativement simple, mais il nécessite d'être fait de façon ordonnée, avec une attention soigneuse pour les détails.
Un formulaire basique d'inspection des bandes vidéo est disponible dans la section de ce site web portant sur le rapport de l'état physique. Se référer au guide pour l'inspection des bandes vidéos de l'Association of Moving Image Archivists pour un guide pas à pas de l'inspection physique.
De manière général :
Contrôlez l'état physique de chaque bande que vous inventoriez et que vous préparez à un entreposage de longue durée.
Identifiez les bandes qui nécessiterons une attention plus immédiate et déterminez quelles bandes représentent une priorité haute, moyenne ou basse, quand à leur préservation.
Documentez vos observations et vos évaluations dans le catalogue.
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Inspection
L'inspection est le processus de collecte d'informations détaillées sur l'état de la bande en prévision de sa migration vers de nouveaux formats. Ce moment est aussi celui où l'on vérifie le statut d'œuvres déjà préservées ou devant l'être.
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L'étiquetage
Placez des étiquettes sans acides sur la boite ainsi que sur la bande. Certains archivistes préfèrent étiqueter les bandes et les boîtes directement avec des markers permanent spécialement destinés aux archives, étant donné que les étiquettes peuvent sécher et se décoller.
Les étiquettes devraient inclure :
titre
artiste(s)
date
génération
identifiant numérique unique
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Cotation
L'utilisation d'un identfiant unique pour chaque document est cruciale durant le catalogage. Certaines collections auront peut-être déjà été cotées avec soins ; ce système de cotation peut souvent être maintenu (et devra toujours quoi qu'il en soit être enregistré dans la base de données.) Si les bandes ne sont pas cotées avec précision ou de façon harmonieuse, de nouvelles cotes devront être attribuées. Le système de cotation devrait être aussi simple que possible. Un système de cotation basique peut décrire la collection ou le créateur, attribuer une cote, et donner des informations concernant le format ou la génération. Par exemple, la première bande de la collection Dolores Smith, un master du montage pourra être cotée ainsi :
DS-00001-M
Les différentes conventions pour la cotation devraient être déterminées à l'avance, tout comme les conventions portant sur la façon d'écrire les cotes (p. ex., l'utilisation de traits d'union, etc.) L'uniformisation est cruciale ; une fois un système établi, ne le changez pas sauf si cela est véritablement nécessaire.
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Catalogage
Lorsque l'on parle de la création d'un catalogue complet pour les bandes vidéo, on doit garder à l'esprit un point essentiel : étant donné que le catalogage nécessite qu'une bande soit vue pour déterminer l'intégralité de son contenu, ses créateurs, etc., cela ne doit jamais être fait avec des bandes endommagées ou détériorées. Au lieu de cela, le catalogage doit être effectué après le travail de préservation, en visionnant des copies de consultation de la bande que l'on préserve. Le catalogage peut s'avérer étonnement complexe. De nombreux standards ont été mis en place par certains bibliothécaires et archivistes pour cataloguer les archives de manière à ce qu'elles soient compatibles entre différentes institutions et bases de données. Avant de mettre en place une base de données, il est utile de consulter un archiviste ou un bibliothécaire afin d'être sûr que vous être en train de collecter les bonnes informations et que vous les organisez correctement dès le départ.
Une part importante du catalogage repose sur l'utilisation d'un vocabulaire normalisé. Le standard généralement utilisé pour le catalogage de l'image en mouvement est le "Archival Moving Image Materials": A Cataloging Manual, 2nd edition, plus connu sous le nom de AMIM-2. Il est disponible dans de nombreuses bibliothèques de recherches et d'universités et donne des standards détaillés pour tout décrire depuis le format de bande jusqu'au variations de titres.
Pour une documentation exhaustive au niveau de la pièce, référez-vous au Modèle de Catalogage d'IMAP, un modèle simple d'utilisation, conçu pour des institutions indépendantes, plus petites et pour les particuliers, qui peut être utilisé avec FileMaker Pro ou Microsoft Access. Un tutoriel complet est disponible sur le site web d'IMAP.
Un enregistrement de base, qu'il soit sous format papier, sous la forme d'un tableur, ou d'une base de donnée, doit inclure :
artiste
numéro d'identification unique
date de production
couleur ou noir et blanc
sonore ou muet
durée
format
génération
s'il s'agit d'une partie appartenant à une série
les notes écrites sur le boîtier ou la bande, ou sur tout papier se trouvant à l'intérieur de la boite
l'état de la bande
s'il est connu, l'historique de conservation de la bande
Une discussion approfondie sur les principes et les pratiques de catalogage est disponible sur le site web du Moving Image Collections(MIC). Les règles de catalogage dévelloppées par la Fédération Internationale des Archives Filmiques (FIAF) se trouve sur leur site web.
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L'inventaire
La première étape de tout projet de préservation consiste à évaluer les besoins de l'article ou des articles en question. Pour une collection comprenant plusieurs titres, un inventaire de base est une étape essentielle du processus. Cataloguer intégralement une collection au commencement du projet de préservation serait idéal, mais cela n'est pas toujours faisable et pratiquement réalisable. Au lieu de cela, un inventaire de base au niveau de la pièce, en collectant les informations sur papier ou dans un tableur en utilisant un logiciel du type d'Excel est un bon début.
Un inventaire doit au minimum comprendre les informations suivantes :
Titre
Nombre total de bandes
Nombre de bandes par format (i.e. 3/4, VHS, etc.)
Tranche d'âge des bandes
Informations élémentaires concernant l'état de chaque bande
Note: De nombreuses collections contiennent des vidéos dans des formats obsolètes qui ne sont pas toujours identifiables par des non-experts. Ce sont ces bandes "obscures" qui demande généralement le plus d'attention ; une description précise de leurs formats est essentielle. Pour plus d'informations sur l'identification des formats vidéo, se référer au précieux site web suivant :
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide
Durant le processus de l'inventaire soyez certain de bien mentionner les bandes particulièrement endommagées ou visiblement détériorées. Rapportez aussi la composition générale de la collection. Y a t-il des bandes maîtresses clairement identifiées comme telle? Y a-t-il plusieurs copies d'un même titre? Quel types de bandes y a-t-il — documents bruts, bandes maitresse, etc?
Une fois en possession de ces informations élémentaires, un portrait plus clair des besoins concernant la préservation émerge et il est maintenant possible de commencer à estimer les coûts pour la préservation d'une partie ou de l'intégralité de la collection. Ces informations sont également cruciales lorsque l'on s'adresse aux subventionneurs, qui invariablement veulent une impression très claire de l'envergure d'un projet.
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La documentation
La documentation est le processus de collecte et d'organisation des informations concernant l'œuvre, y compris son état, son contenu et les mesures prises pour la préserver.
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Meilleures pratiques
La préservation des œuvres vidéo ne doit pas être appréhendée comme une tache complexe et submergente, mais plutôt comme une série de mesures logiques, où chacune vient compléter la précédente. Les pratiques mises en relief plus bas vous présenteront ces mesures de la manière dont elles sont actuellement expérimentées par des archivistes et des conservateurs confirmés.
Chaque projet de préservation, chaque œuvre vidéo et chaque institution sont uniques. Les œuvres peuvent être bien cataloguées ou en désordre et il peut y avoir une seule œuvre d'une très grande valeur comme des centaines de titres d'une valeur inconnue. Dès lors, les conseils qui suivent doivent être considérés pour ce qu'ils sont ; des conseils qui vous aideront à mettre en place une stratégie de préservation s'appliquant à votre situation. Plus important encore peut-être, ils vous aideront aussi à savoir quelles questions vous devez poser aux prestataires ou aux archivistes à mesure que votre projet avance.
Les plans de préservation ne sont jamais simples, mais souvenez vous que la plus petite étape franchit peut allonger la vie de l'œuvre que vous espérez protéger pour les générations futures.