…
Définissez votre projet

Vous devriez être capable de communiquer à votre prestataire les réponses aux questions suivantes afin de prendre des décisions concernant les procédés, les formats de destination, et l'ampleur des efforts réalisés.

1) Quel est le but du projet?

Par exemple : préservation, distribution, accessibilité, montage, multiples, ou autres.

2) Quels sont globalement les usages envisagés? Et pour chaque objet dérivé? Par exemple :

Copie maîtresse de préservation : entreposage à long terme

Copie de consultation : pour le streaming avec la capacité de graver sur DVD/Vidéo à volonté

ou

Pour une présentation à une réunion la semaine prochaine

ou

Pour le montage et la diffusion

3)Existe-t-il un vocabulaire spécifique à l'organisme ou au projet? Si oui, avez-vous créé un glossaire ou une feuille de style?

4) Quelle est l'envergure de l'ensemble des efforts consacrés à la collection/préservation? Est-ce un projet unique, un pilote, est-il dans sa première phase ou troisième, etc? De même, si les éléments qui sont reformattés font partis d'une collection plus large, quel est l'ordre des priorités pour le projet entier?

5) Quels sont les financements disponibles pour le projet? Est-il financé par le biais de bourses ou est-il financé en interne? Les fonds sont ils disponibles maintenant ou seront-ils libérés plus tard?

6) Y a-t-il des infrastructures et des politiques d'organisations auxquelles vous devez aligner votre projet ou qui peuvent influencer vos choix? Si tel est le cas, dans quelles mesures affecteront-elles votre habilité à maintenir des contrôles de qualité, l'utilisation du format de destination ainsi que le support et les services à l'utilisateur final?

7) Quels sont les moyens disponibles pour gérer le contenu/media original et celui de destination, y compris l'équipe informatique, les capacités de stockage, etc?

8) À quel degré souhaitez-vous être impliqué dans le projet?

9) Quels sont les paramètres et critères que vous allez utiliser pour juger le résultat final? Comment sont les propositions des prestataires potentiels comparées à ces critères? Comment s'accorderont-elles à vos objectifs?