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L'étiquetage
Placez des étiquettes sans acides sur la boite ainsi que sur la bande. Certains archivistes préfèrent étiqueter les bandes et les boîtes directement avec des markers permanent spécialement destinés aux archives, étant donné que les étiquettes peuvent sécher et se décoller.
Les étiquettes devraient inclure :
titre
artiste(s)
date
génération
identifiant numérique unique
Vous pouvez imprimer ou télécharger le contenu de cette page pour un usage strictement personnel, mais vous ne pouvez le copier ou le publier à d'autres fins. © 2006 Independent Media Arts Preservation, Inc.
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Cotation
L'utilisation d'un identfiant unique pour chaque document est cruciale durant le catalogage. Certaines collections auront peut-être déjà été cotées avec soins ; ce système de cotation peut souvent être maintenu (et devra toujours quoi qu'il en soit être enregistré dans la base de données.) Si les bandes ne sont pas cotées avec précision ou de façon harmonieuse, de nouvelles cotes devront être attribuées. Le système de cotation devrait être aussi simple que possible. Un système de cotation basique peut décrire la collection ou le créateur, attribuer une cote, et donner des informations concernant le format ou la génération. Par exemple, la première bande de la collection Dolores Smith, un master du montage pourra être cotée ainsi :
DS-00001-M
Les différentes conventions pour la cotation devraient être déterminées à l'avance, tout comme les conventions portant sur la façon d'écrire les cotes (p. ex., l'utilisation de traits d'union, etc.) L'uniformisation est cruciale ; une fois un système établi, ne le changez pas sauf si cela est véritablement nécessaire.
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Catalogage
Lorsque l'on parle de la création d'un catalogue complet pour les bandes vidéo, on doit garder à l'esprit un point essentiel : étant donné que le catalogage nécessite qu'une bande soit vue pour déterminer l'intégralité de son contenu, ses créateurs, etc., cela ne doit jamais être fait avec des bandes endommagées ou détériorées. Au lieu de cela, le catalogage doit être effectué après le travail de préservation, en visionnant des copies de consultation de la bande que l'on préserve. Le catalogage peut s'avérer étonnement complexe. De nombreux standards ont été mis en place par certains bibliothécaires et archivistes pour cataloguer les archives de manière à ce qu'elles soient compatibles entre différentes institutions et bases de données. Avant de mettre en place une base de données, il est utile de consulter un archiviste ou un bibliothécaire afin d'être sûr que vous être en train de collecter les bonnes informations et que vous les organisez correctement dès le départ.
Une part importante du catalogage repose sur l'utilisation d'un vocabulaire normalisé. Le standard généralement utilisé pour le catalogage de l'image en mouvement est le "Archival Moving Image Materials": A Cataloging Manual, 2nd edition, plus connu sous le nom de AMIM-2. Il est disponible dans de nombreuses bibliothèques de recherches et d'universités et donne des standards détaillés pour tout décrire depuis le format de bande jusqu'au variations de titres.
Pour une documentation exhaustive au niveau de la pièce, référez-vous au Modèle de Catalogage d'IMAP, un modèle simple d'utilisation, conçu pour des institutions indépendantes, plus petites et pour les particuliers, qui peut être utilisé avec FileMaker Pro ou Microsoft Access. Un tutoriel complet est disponible sur le site web d'IMAP.
Un enregistrement de base, qu'il soit sous format papier, sous la forme d'un tableur, ou d'une base de donnée, doit inclure :
artiste
numéro d'identification unique
date de production
couleur ou noir et blanc
sonore ou muet
durée
format
génération
s'il s'agit d'une partie appartenant à une série
les notes écrites sur le boîtier ou la bande, ou sur tout papier se trouvant à l'intérieur de la boite
l'état de la bande
s'il est connu, l'historique de conservation de la bande
Une discussion approfondie sur les principes et les pratiques de catalogage est disponible sur le site web du Moving Image Collections(MIC). Les règles de catalogage dévelloppées par la Fédération Internationale des Archives Filmiques (FIAF) se trouve sur leur site web.
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L'inventaire
La première étape de tout projet de préservation consiste à évaluer les besoins de l'article ou des articles en question. Pour une collection comprenant plusieurs titres, un inventaire de base est une étape essentielle du processus. Cataloguer intégralement une collection au commencement du projet de préservation serait idéal, mais cela n'est pas toujours faisable et pratiquement réalisable. Au lieu de cela, un inventaire de base au niveau de la pièce, en collectant les informations sur papier ou dans un tableur en utilisant un logiciel du type d'Excel est un bon début.
Un inventaire doit au minimum comprendre les informations suivantes :
Titre
Nombre total de bandes
Nombre de bandes par format (i.e. 3/4, VHS, etc.)
Tranche d'âge des bandes
Informations élémentaires concernant l'état de chaque bande
Note: De nombreuses collections contiennent des vidéos dans des formats obsolètes qui ne sont pas toujours identifiables par des non-experts. Ce sont ces bandes "obscures" qui demande généralement le plus d'attention ; une description précise de leurs formats est essentielle. Pour plus d'informations sur l'identification des formats vidéo, se référer au précieux site web suivant :
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide
Durant le processus de l'inventaire soyez certain de bien mentionner les bandes particulièrement endommagées ou visiblement détériorées. Rapportez aussi la composition générale de la collection. Y a t-il des bandes maîtresses clairement identifiées comme telle? Y a-t-il plusieurs copies d'un même titre? Quel types de bandes y a-t-il — documents bruts, bandes maitresse, etc?
Une fois en possession de ces informations élémentaires, un portrait plus clair des besoins concernant la préservation émerge et il est maintenant possible de commencer à estimer les coûts pour la préservation d'une partie ou de l'intégralité de la collection. Ces informations sont également cruciales lorsque l'on s'adresse aux subventionneurs, qui invariablement veulent une impression très claire de l'envergure d'un projet.
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La documentation
La documentation est le processus de collecte et d'organisation des informations concernant l'œuvre, y compris son état, son contenu et les mesures prises pour la préserver.